سياسة الخصوصية
الإصدار ٢٫٠ — تاريخ النفاذ: ٢٩ أكتوبر ٢٠٢٦ — منصّة MyBills «فواتيري»، بموقعها الإلكتروني وتطبيقها على الأجهزة المحمولة.
ملخص التزاماتنا: نلتزم بجمع الحدّ الأدنى من البيانات اللازم لتقديم الخدمة، ولا نبيع بياناتك الشخصية ولا نؤجّرها ولا نستخدمها لأغراض إعلانية لصالح الغير. ويحق لك في أي وقت الاطلاع على بياناتك وتصحيحها والحصول على نسخة منها وحذف حسابك. ولا يُغني هذا الملخص عن أحكام السياسة التفصيلية أدناه.
١. مقدمة ونطاق التطبيق
تبيّن هذه السياسة كيف تُجمَع بياناتك الشخصية وتُعالَج وتُحفَظ وتُحمى عند استخدامك منصّة «فواتيري» عبر موقعها الإلكتروني (mybillspro.com) أو تطبيقها على الأجهزة المحمولة العاملة بنظامي iOS وAndroid، أو أي واجهة أخرى تابعة لها، وذلك وفقاً لنظام حماية البيانات الشخصية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/١٩) ولائحته التنفيذية، ونظام التجارة الإلكترونية الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/١٢٦)، وسائر الأنظمة واللوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية.
وباستخدامك المنصّة أو إنشائك حساباً فيها، فإنك تُقرّ بأنك اطّلعت على هذه السياسة. وتُعالج بياناتك وفق المسوّغات المبيّنة في البند (٥)، ولا تُطلب موافقتك إلا على ما يستلزمها، وبصورة مستقلة لكل غرض.
وتظل هذه السياسة سارية في حقّك حتى بعد انتهاء علاقتك بالمنصّة، وذلك فيما يتعلق بالبيانات التي سبق جمعها والمُحتفَظ بها نظاماً.
٢. جهة التحكم في البيانات وبيانات التواصل
جهة التحكم في البيانات هي مُشغّل المنصّة: وليد ماجد الحربي، ممارس عمل حر بموجب الوثيقة رقم (FL-798758316) الصادرة من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، وعنوانه: حفر الباطن، العنوان الوطني المختصر CMDD7431، المملكة العربية السعودية. ويتولى المُشغّل بنفسه مسؤولية الالتزام بأحكام نظام حماية البيانات الشخصية. وتُوجَّه الاستفسارات وطلبات ممارسة الحقوق والشكاوى إلى البريد الإلكتروني: support@mybillspro.com، وهو القناة الرسمية لتلقّيها.
٣. تعريفات
- المنصّة: منصّة MyBills «فواتيري»، بموقعها الإلكتروني وتطبيقها على الأجهزة المحمولة، وما يتبعهما من واجهات وخدمات.
- جهة التحكم (ويُشار إليها في هذه السياسة بـ«نحن»، أو بـ«المنصّة» بحسب السياق): مُشغّل المنصّة المبيّن في البند (٢)، وهو من يحدد الغرض من معالجة بياناتك الشخصية وكيفيتها.
- المستخدم (ويُشار إليه بـ«أنت»): كل شخص طبيعي أو اعتباري ينشئ حساباً بالمنصّة أو يستخدمها.
- صاحب البيانات الشخصية: الفرد الذي تتعلق به البيانات الشخصية.
- البيانات الشخصية: كل بيان يتعلق بشخص طبيعي محدَّد أو يمكن تحديده، بصورة مباشرة أو غير مباشرة.
- المعالجة: أي عملية تُجرى على البيانات الشخصية بأي وسيلة، كالجمع والتسجيل والحفظ والتحليل والتعديل والإفصاح والنقل والإتلاف.
- الإفصاح: تمكين أي شخص -عدا جهة التحكم أو جهة المعالجة بحسب الأحوال- من الحصول على البيانات الشخصية أو استعمالها أو الاطلاع عليها بأي وسيلة ولأي غرض.
- النقل: نقل البيانات الشخصية من مكان إلى آخر لمعالجتها.
- جهة المعالجة (مزوّد الخدمة): أي جهة تعالج البيانات الشخصية لمصلحة جهة التحكم ونيابةً عنها ووفق تعليماتها، ومنها مزوّدو الخدمة المبيّنون في البند (٨).
- مزوّد القراءة الآلية: جهة المعالجة المبيّنة في البند (٨/أ)، التي تُرسَل إليها -بموافقتك- صور الفواتير وملفاتها ونصوص الرسائل البريدية التي يُرجَّح أنها فواتير، لاستخراج بياناتها آلياً بتقنيات الذكاء الاصطناعي.
- الموافقة الصريحة: موافقتك المستقلة لغرض محدد، تُبديها بفعل إيجابي واضح كالضغط على زر الموافقة، وتُحفظ مع وقتها ووسيلتها ورقم إصدار نصها.
- البيانات الائتمانية: البيانات المتعلقة بتمويل أو التزام مالي على صاحبها، كاسم التمويل ورصيده المتبقي ومبلغ قسطه.
- الحساب الرئيسي: حساب المستخدم الذي ترتبط به حسابات فرعية، ويُعدّ صاحبه جهة التحكم في ما يُدخل فيه على النحو المبيّن في البند (١٣).
- الحساب الفرعي: حساب موظف أو مستخدم مرتبط بحساب رئيسي، تُدار صلاحياته من مالك الحساب الرئيسي.
- بريد الدعم: البريد الإلكتروني المبيّن في البند (٢).
وللألفاظ والعبارات الواردة في هذه السياسة -ما لم تُعرَّف فيها- المعاني المحددة لها في نظام حماية البيانات الشخصية ولائحته التنفيذية.
٤. البيانات التي نجمعها ومصادرها
نجمع الحدّ الأدنى من البيانات اللازم لتشغيل الخدمة، ولا نطلب بياناتٍ لا حاجة لنا بها. وتنقسم البيانات إلى الفئات الآتية:
(أ) بيانات الحساب: البريد الإلكتروني، وكلمة المرور مخزّنةً بصيغة مُجزّأة (Hash) لا تسمح باسترجاعها، والاسم ورقم الجوال متى أضفتهما. وفي حال تسجيلك الدخول عبر حسابك لدى Apple أو Google، يُجمَع المعرّف الخاص بحسابك لدى المزوّد والبريد المرتبط به — وقد يكون بريداً وسيطاً يحجب بريدك الأصلي متى اخترت ذلك لدى Apple — والاسم متى أتاحه المزوّد، ولا تتلقّى المنصّة كلمة مرورك لديهما.
الإلزامي والاختياري: البيانات اللازمة لإنشاء الحساب هي البريد الإلكتروني، وكلمة المرور عند التسجيل بالبريد. وما عداها — كالاسم ورقم الجوال وسائر الميزات الاختيارية المبيّنة في هذا البند — اختياري، ولا يترتب على عدم تقديمه إلا تعذّر الميزة المتصلة به.
(ب) الفواتير والمستندات: صور الفواتير وملفاتها بصيغة PDF والمستندات التي ترفعها أو تشاركها مع التطبيق من تطبيقات أخرى أو تستوردها، والبيانات المستخرجة منها (اسم المتجر، والتاريخ، والمبالغ، وضريبة القيمة المضافة، والتصنيف، وبيانات الضمان، والأصناف)، وأي مرفقات أو ملاحظات أو وسوم تضيفها.
(ج) بيانات أدوات الأعمال الاختيارية: ما تُدخله بنفسك عن مراكز التكلفة والعُهد، ودفتر الموردين والمتاجر، والإقرارات الضريبية، وعدّادات الكهرباء وقراءاتها، والمجلدات والتصنيفات، وبيانات جهات تعاملك (الاسم، ورقم الجوال، والعنوان). وأنت مسؤول عن مشروعية جمعك لبيانات الغير وإدخالها.
(د) بيانات ربط البريد الإلكتروني (اختيارية): عند تفعيلك ربط البريد، يُحفظ عنوان صندوق بريدك وكلمة مرور التطبيق الخاصة به مشفّرةً. ويطّلع النظام آلياً على عناوين الرسائل ومرسليها لفرزها على خوادم المنصّة، ولا يُرسَل إلى مزوّد القراءة الآلية المبيّن في البند (٧) إلا ما يُرجَّح أنه فاتورة. ولا يُرسل النظام رسائل من بريدك، ولا يحذفها، ولا يعلّمها مقروءة. ويُستخرج من رسائل المتاجر ما يرد فيها من مبالغ مستردة لعرضها عليك. ويُحتفظ بعنوان مرسل الرسالة المعالَجة ومعرّفها مدة لا تتجاوز أربعمئة يوم منعاً لمعالجتها مرتين، وبقائمة المرسلين الذين تحجبهم بنفسك. وعند إلغائك الربط تُحذف كلمة مرور التطبيق المحفوظة.
(هـ) بيانات الاشتراك والدفع: الباقة، والمدة، والسعر، وحالة الطلب، وتاريخه. ولا تستقبل المنصّة بيانات البطاقات البنكية ولا تحفظها على خوادمها إطلاقاً، إذ تُعالَج المدفوعات حصراً لدى بوابة دفع مرخّصة ومستقلة.
(و) بيانات تقنية وأمنية: عنوان بروتوكول الإنترنت (IP)، ونوع الجهاز والمتصفّح، وأوقات تسجيل الدخول والجلسات النشطة، وسجلات المحاولات الفاشلة، وعنوان IP عند التسجيل عبر رابط دعوة، ومعرّف جهازك الخاص بالإشعارات متى أذنت باستقبالها. ويمكنك الاطلاع على سجل نشاط حسابك من داخله. وإذا سجّل أحدٌ برابط دعوتك، يظهر له اسمك، ويظهر لك عدد من سجّلوا برابطك. وتُجمَع هذه البيانات لغرض حماية حسابك وكشف الاستخدام غير المشروع وتشغيل ما تفعّله من ميزات.
(ز) بيانات التواصل: ما تُرسله إلينا عبر البريد الإلكتروني أو تطبيق واتساب أو غيرهما من قنوات التواصل التي تختارها، من رسائل واستفسارات وشكاوى وما يتصل بها من مرفقات. ويخضع ما ترسله عبر تلك القنوات لسياسات مزوّديها أيضاً.
(ح) بيانات «المصروفات» (اختيارية): ما تسجّله بنفسك من دخل ومصروفات والتزامات شهرية وأهداف ومبالغها وأوصافها، ويوم راتبك، وما تدوّنه في «لي وعليّ» من أسماء ومبالغ. ويُحلَّل ما سجّلته داخل حسابك وحده لعرض اقتراحات لك، كالاشتراكات المتكررة ويوم الراتب المرجّح، ولا يُعتمد أي اقتراح إلا بموافقتك.
رسائل البنك: نصّ رسالة البنك، متى ألصقته بنفسك أو شاركته مع التطبيق أو أرسله اختصار الآيفون، يُقرأ آلياً على خوادم المنصّة، ولا يُرسَل إلى أي مزوّد لخدمات الذكاء الاصطناعي، ولا يُحفظ نصّه. ويُحفظ ما يُستخرج منه فقط: المبلغ، والجهة أو المتجر، ونوع العملية وتاريخها، والأرقام الأخيرة من أرقام حساباتك لتمييز التحويلات بين حساباتك عن المصروفات، واسم الجهة المرسلة، وما يرد فيها من فواتير مستحقة؛ وقائمة الجهات التي تضيفها بنفسك أو تطلب عدم تسجيل رسائلها. ولا يُحفظ مفتاح اختصار الآيفون نفسه، بل بصمته، ولك إلغاؤه في أي وقت.
وتُسجَّل أقساط خدمات «اشترِ الآن وادفع لاحقاً» وأقساط التمويل مصروفاً في يوم خصمها، دون حفظ أي رصيد متبقٍّ.
عدّاد التمويل (اختياري، غير مفعّل ابتداءً): متى فعّلته بموافقتك الصريحة، يُحفظ من رسائل خصم أقساط التمويل: اسم التمويل، والمبلغ المتبقي، ومبلغ القسط، وتاريخ آخر رسالة. وتُعدّ هذه البيانات من البيانات الائتمانية، فلا تُستخدم لغير عرضها لك، ولا يُفصح عنها لأي جهة. ويُحذف التمويل الذي لم ترد بشأنه رسالة خلال تسعين يوماً، ويترتب على إيقاف العدّاد حذف جميع بياناته فوراً.
ولا يطّلع الموظف على مصروفاتك إلا بصلاحية صريحة تمنحه إياها.
(ط) تطبيق الأجهزة المحمولة: يحتفظ التطبيق بنسخة من بياناتك على جهازك في قاعدة بيانات مشفّرة لتمكين العمل دون اتصال، ويحفظ رمز الدخول في المخزن الآمن لنظام التشغيل، ولا يُدرج بياناته في النسخ الاحتياطي لنظام التشغيل. ولا يصل إلى الكاميرا أو مكتبة الصور إلا عبر نافذة النظام حين تختار التصوير أو صورةً بعينها. ويجري التحقق بالبصمة أو بملامح الوجه على جهازك ولا تصل بياناتها إلى المنصّة. ولا يتضمن التطبيق أدوات للإعلان أو التتبّع.
وعند تعطّل التطبيق، يُرسَل إلى مزوّد خدمة الإشعارات المبيّن في البند (٨) تقريرٌ تقني بالعطل، يتضمن وصفه وحالة التطبيق وبيانات الجهاز لحظة وقوعه ومعرّف تثبيتٍ عشوائياً، دون اسمك أو بريدك أو محتوى حسابك، لغرض إصلاح الأعطال حصراً.
وتُجمع هذه البيانات مباشرةً منك عند التسجيل أو الاستخدام، أو تلقائياً من جهازك عند الاتصال بالمنصّة، أو من مالك الحساب الرئيسي في حال كنت مستخدماً لحساب فرعي.
٥. الأساس النظامي للمعالجة
لا تُعالَج بياناتك إلا استناداً إلى أساس نظامي، وهي:
- تنفيذ العقد: إنشاء حسابك وإدارته، وحفظ فواتيرك وبياناتك وتنظيمها وتحليلها داخل حسابك، والاشتراكات، ورسائل الحساب الضرورية، ومعالجة أعطال الخدمة والتطبيق.
- موافقتك الصريحة، ولكل منها موافقة مستقلة: إرسال المحتوى إلى مزوّد القراءة الآلية (البند ٧)، وربط البريد الإلكتروني، وعدّاد التمويل، ورسائل العروض والخصومات. ولك سحب أيٍّ منها في أي وقت من إعدادات حسابك بالطريقة ذاتها التي منحتها بها، فتتوقف المعالجة المستندة إليها دون أن يمسّ ذلك ما تم قبل السحب.
- التعامل القائم بينك وبين المنصّة: رسائل التعريف بالجديد في المنصّة، مع حقك في إيقافها في أي وقت.
- المصلحة المشروعة: حماية المنصّة ومستخدميها من الاحتيال وإساءة الاستخدام.
- الالتزام النظامي: ما توجبه الأنظمة أو تطلبه الجهات المختصة.
٦. أغراض المعالجة
تُعالَج بياناتك للأغراض الآتية حصراً:
- إنشاء حسابك وإدارته والتحقق من هويتك عند الدخول.
- استخراج بيانات الفواتير من الصور التي ترفعها آلياً.
- تنظيم فواتيرك وضماناتك وتصنيفها، وعرض التحليلات والتقارير لك.
- إعداد تقرير ضريبة القيمة المضافة الخاص بك لغرض التنظيم الذاتي، على النحو المبيّن في البند (١٤).
- إشعارك بانتهاء الضمانات وبالتنبيهات المتعلقة بحسابك واشتراكك.
- معالجة اشتراكاتك ومطالباتك المالية.
- حماية الحساب وكشف محاولات الدخول غير المشروع.
- الرد على استفساراتك وتقديم الدعم الفني.
- تحسين الخدمة ومعالجة الأعطال.
- عرض الاقتراحات المستخلصة من بياناتك داخل حسابك.
- إرسال رسائل التعريف بالجديد، ورسائل العروض متى وافقت عليها، مع قياس وصول الرسائل البريدية وفتحها والنقر على روابطها لتحسين إيصالها.
ولا نستخدم بياناتك لأي غرض إعلاني أو تسويقي لطرف ثالث، ولا نبيعها ولا نؤجّرها ولا نتاجر بها بأي صورة.
٧. القراءة الآلية للفواتير بالذكاء الاصطناعي
لا تُرسَل صورة الفاتورة أو ملفها، ولا نص الرسالة البريدية التي يُرجَّح أنها فاتورة، إلى مزوّد متخصّص في خدمات الذكاء الاصطناعي إلا بعد موافقتك الصريحة التي تُطلب منك قبل أول استخدام. ويُرسَل المحتوى لغرض استخراج بياناته حصراً، ولا نُرفق به بيانات حسابك، وقد تتضمن الفاتورة نفسها بيانات شخصية مطبوعة عليها فننصحك بمراجعة ما ترفعه. ونستخدم لدى المزوّد خدمةً تنص شروطها على عدم استخدام المحتوى المُرسل في تدريب نماذجه أو تحسين منتجاته، وعلى الاحتفاظ به مدة محدودة لمنع إساءة الاستخدام. وإن تغيّرت تلك الشروط بما يمسّ ذلك، أوقفنا الإرسال متى علمنا بالتغيير، أو حدّثنا هذه السياسة وطلبنا موافقتك من جديد.
والاستخراج الآلي قد لا يكون دقيقاً بنسبة كاملة، وتبقى مراجعة البيانات مسؤوليتك، ولا يُتخذ بحقك أي قرار ذي أثر نظامي أو مالي بناءً على معالجة آلية بحتة. ولك في كل وقت إدخال فواتيرك يدوياً دون إرسال أي صورة، وسحب موافقتك من إعدادات حسابك.
٨. الجهات التي تُفصح لها البيانات
لا تُفصح المنصّة عن بياناتك إلا للجهات الآتية، وفي حدود ما يلزم لتقديم الخدمة:
- (أ) شركة Google LLC، عبر خدمة Gemini API، لاستخراج بيانات الفواتير، بموافقتك، وخوادمها خارج المملكة.
- (ب) شركة Contabo GmbH، لاستضافة خوادم المنصّة، الموجودة حالياً في الجمهورية الفرنسية.
- (ج) شركة Backblaze, Inc.، للتخزين السحابي لصور الفواتير والنسخ الاحتياطية المشفّرة، في مملكة هولندا.
- (د) شركة ميسر المالية، بوابة دفع مرخّصة من البنك المركزي السعودي داخل المملكة العربية السعودية، تُدخَل بيانات بطاقتك لديها مباشرةً ولا تصل إلى خوادم المنصّة.
- (هـ) شركة Brevo SAS، لإرسال البريد الإلكتروني، في الجمهورية الفرنسية؛ وخدمة Gmail من شركة Google LLC مزوّداً احتياطياً، وخوادمها خارج المملكة.
- (و) شركة Google LLC، عبر خدمة Firebase، لإشعارات الأجهزة المحمولة وتقارير أعطال التطبيق، وخوادمها خارج المملكة.
- (ز) شركتا Apple وGoogle، عند تسجيلك الدخول عبر حسابك لديهما أو شرائك عبر متجريهما.
- (ح) شركة Cloudflare, Inc.، لاستقبال الرسائل الواردة إلى بريد الدعم وتوجيهها، وخوادمها خارج المملكة.
- (ط) الجهات المختصة، بناءً على طلب نظامي أو قضائي.
ولا تتعامل المنصّة إلا مع مزوّدين ملتزمين بحماية البيانات وفق شروط تعاقدية لا تقل حمايتها عمّا تقرره هذه السياسة، وتبقى المنصّة مسؤولة عن حماية بياناتك لديهم.
٩. نقل البيانات خارج المملكة
تُعالَج بياناتك وتُخزَّن خارج المملكة على النحو الآتي: بيانات حسابك وسائر بياناتك على خوادم المنصّة، الموجودة حالياً في الجمهورية الفرنسية؛ وصور الفواتير وملفاتها والنسخ الاحتياطية المشفّرة لدى مزوّد تخزين سحابي في مملكة هولندا؛ وما توافق على إرساله للقراءة الآلية لدى مزوّد خارج المملكة؛ وعنوان بريدك ومحتوى الرسائل المرسلة إليك لدى مزوّدَي البريد، ومعرّف جهازك للإشعارات وتقارير أعطال التطبيق لدى مزوّد الإشعارات، وما ترسله إلى بريد الدعم لدى مزوّد استقبال البريد، المبيّنين في البند (٨). ويجري هذا النقل تنفيذاً لالتزام المنصّة بتقديم الخدمة التي أنت طرف في عقدها، في حدود الحدّ الأدنى من البيانات الذي تدعو إليه الحاجة، ووفقاً لنظام حماية البيانات الشخصية ولائحة نقل البيانات الشخصية خارج المملكة. ولا تُنقل البيانات إلى دولة غير المبيّنة هنا قبل تحديث هذه السياسة.
١٠. مدد الاحتفاظ بالبيانات
لا نحتفظ ببياناتك مدةً تزيد على ما تقتضيه طبيعة الخدمة أو توجبه الأنظمة، ووفق الآتي:
- بيانات الحساب والفواتير والصور والاشتراكات: ما دام حسابك قائماً، وتُحذف بحذفك لها أو لحسابك.
- العناصر في سلة المحذوفات: أربعة عشر يوماً ثم تُحذف من حسابك دون إمكان استرجاعها، مع إشعارك قبل ذلك بثلاثة أيام، وتسري عليها بعد ذلك أحكام النسخ الاحتياطية أدناه.
- الصور المحذوفة لدى مزوّد التخزين: مدة لا تتجاوز واحداً وثلاثين يوماً.
- ملفات التصدير التي تطلبها: سبعة أيام، ثم تبقى لدى مزوّد التخزين مدة لا تتجاوز واحداً وثلاثين يوماً.
- سجل الأحداث الأمنية: أربعة عشر يوماً. سجل أعطال النظام: ثلاثون يوماً.
- سجلات الجلسات: ستون يوماً من إنشائها. الإشعارات المقروءة: ستون يوماً.
- رموز التحقق: تنتهي صلاحيتها خلال مدة لا تتجاوز خمس عشرة دقيقة. وسجلات محاولات الدخول الفاشلة: ثلاثون يوماً من آخر محاولة.
- سجل الرسائل البريدية المعالَجة: أربعمئة يوم. وأحداث إيصال البريد الصادر: تسعون يوماً.
- بيانات عدّاد التمويل: تسعون يوماً من آخر رسالة، أو فور إيقافه.
- عنوان IP المسجّل عند التسجيل عبر رابط دعوة: يُمحى خلال مدة لا تتجاوز تسعين يوماً.
- تقارير أعطال التطبيق لدى مزوّد الإشعارات: تسعون يوماً.
- سجلات الخادم التقنية: أربعة عشر يوماً لسجل الطلبات، وتسعون يوماً لسجل النظام.
- النسخ الاحتياطية: مشفّرة ومحمية من الحذف، وتُحذف النسخة اليومية آلياً بعد خمسة وثلاثين يوماً؛ فقد تبقى بيانات محذوفة ضمنها مدة لا تتجاوز أربعين يوماً، ولا تُستعمل إلا لاستعادة الخدمة عند الأعطال.
- سجلات طلباتك المكتملة: تُجرَّد عند حذف حسابك من كل ما يدل عليك (رقم الطلب والمبلغ والضريبة والتاريخ والباقة)، ويُحتفظ بها مجرّدةً لأغراض المحاسبة.
- سجلات موافقاتك وعدولك عنها: تُحفظ بعد حذف حسابك مدة ثلاث سنوات في سجلٍ منفصل، دون بريدك بصورته الظاهرة، ولا تُستعمل إلا للرد على شكوى أو مطالبة، ثم تُجرَّد من كل ما يدل عليك.
١١. حقوقك بوصفك صاحب البيانات
يكفل لك نظام حماية البيانات الشخصية الحقوق الآتية، وتلتزم المنصّة بتمكينك منها:
- الحق في العلم: معرفة الأساس النظامي لجمع بياناتك والغرض منه — وهو ما تبيّنه هذه السياسة.
- الحق في الوصول والحصول على نسخة: ويمكنك تنزيل نسخة من بياناتك وصور فواتيرك مباشرةً من داخل حسابك في أي وقت، وتُضمَّن الفواتير المقفلة برمز بعد إدخاله.
- الحق في التصحيح: تعديل أي بيان غير دقيق أو غير مكتمل أو غير محدَّث، ومعظم بياناتك قابل للتعديل مباشرةً من حسابك.
- الحق في الإتلاف: طلب حذف بياناتك متى انتفت الحاجة إليها، ويمكنك حذف حسابك وكل بياناتك بنفسك من الموقع الإلكتروني أو التطبيق.
- الحق في سحب الموافقة: فيما استندت معالجته إلى موافقتك.
- الحق في الاعتراض: على معالجةٍ ترى أنها تمسّ حقوقك.
- الحق في تقديم شكوى: إلى المنصّة أولاً، ثم إلى الجهة المختصة بحماية البيانات الشخصية في المملكة إن لم تُعالَج شكواك.
ولممارسة أيٍّ من هذه الحقوق، راسلنا على البريد المبيّن في البند (٢). ونلتزم بتنفيذ الطلب خلال مدة لا تتجاوز ثلاثين يوماً من تاريخ استلامه مستوفياً، بعد التحقق من هوية مقدّمه. ويجوز تمديد هذه المدة مرة واحدة بما لا يزيد على ثلاثين يوماً إضافية، متى تطلّب التنفيذ جهداً إضافياً غير متوقع أو تعددت الطلبات منك، بعد إشعارك مسبقاً بالتمديد ومبرراته.
وقد يتعذّر تنفيذ بعض الطلبات كلياً أو جزئياً متى كان الاحتفاظ بالبيانات واجباً نظاماً أو لازماً لإثبات حقٍّ أو الدفاع عنه، وفي هذه الحالة نبيّن لك السبب.
١٢. حذف الحساب وأثره
يمكنك حذف حسابك بنفسك ومباشرةً من الموقع الإلكتروني أو التطبيق، بعد تأكيد الطلب برمزٍ يُرسَل إلى بريدك، أو باتباع الإرشادات المنشورة في صفحة mybillspro.com/delete-account. ويشمل الحذف: فواتيرك ومرفقاتها وصورها، ومجلداتك وتصنيفاتك، وحسابات البريد المرتبطة وكلمات مرورها المشفَّرة، وحسابك نفسه.
وننبّهك إلى أن الحذف نهائي وغير قابل للتراجع، وأن ما نُزّل من بياناتك أو شورك به قبل الحذف يبقى خارج سيطرتنا. وتبقى النسخ الاحتياطية على النحو المبيّن في البند (١٠). ويُحتفظ في سجل الأحداث الأمنية بقيد يُثبت تنفيذ طلب الحذف، يتضمن بريدك الإلكتروني وعنوان IP، مدة أربعة عشر يوماً. وتُحفظ سجلات طلباتك وموافقاتك على النحو المبيّن في البند (١٠). ولا يمتد الحذف إلى السجلات المحفوظة لدى مزوّدي الخدمات في أنظمتهم، كسجلات عمليات الدفع لدى بوابة الدفع، وسجلات إرسال الرسائل لدى مزوّد البريد، وما يحتفظ به مزوّد القراءة الآلية مدةً محدودة وفق البند (٧). وكلمة مرور التطبيق التي أنشأتها لدى مزوّد بريدك تبقى في حسابك لديه، ويمكنك إلغاؤها من إعداداته. ولا يترتب على حذف الحساب إلغاء اشتراك أُبرم عبر متجر Apple أو Google، ويلزمك إلغاؤه من إعدادات حسابك في المتجر.
١٣. الحسابات الفرعية (الموظفون)
إذا أنشأت حسابات فرعية لموظفين أو غيرهم، فإنك تُقرّ بأنك مسؤول عن مشروعية جمعك لبياناتهم وعن إحاطتهم علماً بأن نشاطهم داخل الحساب مرئيٌّ لك، وأن الفواتير التي يرفعونها تُحفَظ في حسابك أنت لا في حساباتهم.
يُعدّ صاحب الحساب الرئيسي جهة التحكم في ما يُدخله الموظفون من فواتير وبيانات في حسابه، وتبقى في حسابه بعد فكّ ارتباطهم، ويظهر له اسم من أدخل كل فاتورة وما استهلكه كل موظف من حدوده. وتبقى بيانات حساب الموظف نفسه تحت تصرّفه، وله أن يفكّ ارتباطه في أي وقت ثم يحذف حسابه، وأن يمارس حقوقه المبيّنة في البند (١١).
١٤. طبيعة التقارير الضريبية والمالية
ما تُنتجه المنصّة من تقارير — بما فيها تقرير ضريبة القيمة المضافة والتقارير التحليلية — هو أداة تنظيم ذاتي لمساعدتك على ترتيب بياناتك، وليس إقراراً رسمياً ولا مشورة ضريبية أو محاسبية أو مالية.
ولا ترتبط المنصّة بأي جهة حكومية ولا تُقدّم أي بيان نيابةً عنك، ولا تتبادل بياناتك مع أي جهة رسمية إلا بطلبٍ نظامي كما في البند (٨).
وتبقى صحة ما تُقدّمه إلى الجهات المختصة ومسؤوليته عليك وحدك، ويُنصح بمراجعة مختصّ قبل الاعتماد على أي رقم.
١٥. أمن البيانات
نطبّق تدابير تقنية وتنظيمية لحماية بياناتك، من أبرزها: تشفير الاتصال بالمنصّة بالكامل، وحفظ كلمات المرور بصيغة مُجزّأة لا تسمح باسترجاعها، وتشفير كلمات مرور صناديق البريد المرتبطة، وتشفير صور الفواتير لدى مزوّد التخزين والنسخ الاحتياطية، والتحقق بخطوتين عند تسجيل الدخول بكلمة المرور، وتقييد صلاحيات الوصول بحسب الحاجة، وتنبيهك بالبريد الإلكتروني عند الدخول من عنوان شبكة جديد، وتشفير بياناتك المحفوظة على جهازك المحمول، ومنع تصوير شاشة الفاتورة المقفلة حيث يتيح نظام التشغيل ذلك، ونسخ احتياطية دورية.
ومع ذلك، فإنه لا توجد وسيلة نقل أو تخزين إلكتروني آمنة بصورة مطلقة، ولا يمكن ضمان أمن البيانات ضماناً تاماً. ونحن نبذل العناية المعقولة، ولا نتحمّل المسؤولية عن ضررٍ ناشئ عن سببٍ خارج عن سيطرتنا أو عن إخلالك بواجب المحافظة على بيانات دخولك.
١٦. الإبلاغ عن حوادث الاختراق
في حال وقوع حادث يمسّ سرية بياناتك الشخصية أو سلامتها، نلتزم باتخاذ الإجراءات اللازمة لاحتوائه فوراً، وبإشعار الجهة المختصة خلال مدة لا تتجاوز اثنتين وسبعين ساعة من العلم بالحادث، وإشعارك بلغة واضحة بما وقع ومخاطره وما اتُّخذ من تدابير متى كان الحادث قد يُلحق ضرراً ببياناتك أو يتعارض مع حقوقك ومصالحك.
١٧. ملفات تعريف الارتباط والتخزين المحلي
تستخدم المنصّة تقنيات تخزين محلية داخل متصفّحك لأغراض تشغيلية بحتة: حفظ جلسة دخولك، وتفضيلاتك كاللغة والوضع الليلي، وتمكين العمل عند انقطاع الاتصال مؤقتاً. ولا تُستخدم هذه التقنيات للتتبّع الإعلاني ولا لبناء ملفات اهتمامات ولا تُشارَك مع مُعلنين. ولا يتصل الموقع بأي خدمة خارجية للتحليلات أو الإعلانات، ويُحمّل خطوطه من خوادم المنصّة.
ويمكنك حذف هذه البيانات في أي وقت من إعدادات متصفّحك، مع العلم بأن ذلك قد يستوجب إعادة تسجيل الدخول وفقدان التفضيلات المحفوظة.
١٨. الأهلية وبيانات القاصرين
الخدمة موجّهة إلى من بلغ ثمانية عشر عاماً فأكثر ويتمتع بالأهلية النظامية للتعاقد. ولا نجمع عن علمٍ بيانات من دون هذه السن. ومتى تبيّن لنا خلاف ذلك، حُذف الحساب وبياناته. ولوليّ الأمر مراسلتنا لطلب الحذف.
١٩. الروابط والخدمات الخارجية
قد تتضمّن المنصّة روابط إلى مواقع أو خدمات لا نديرها، ولا نتحمّل مسؤولية سياسات الخصوصية فيها ولا محتواها. ويُنصح بمراجعة سياسة كل جهة على حدة.
٢٠. الرسائل التعريفية والعروض
تُرسل المنصّة إلى مشتركيها رسائل تعريف بما يُستجد فيها، ولك إيقافها في أي وقت. ولا ترسل إليك رسائل العروض والخصومات إلا بعد موافقتك المسبقة. ولكلٍّ منهما خيار مستقل في إعدادات حسابك ورابط إيقاف في كل رسالة، ويسري الإيقاف فوراً ودون مقابل. وتُذكر الجهة المرسلة بوضوح في كل رسالة. أما رسائل تشغيل حسابك، كرموز التحقق وتنبيهات الأمان والاشتراك، فتُرسل إليك بوصفها جزءاً لازماً من الخدمة، وما كان منها اختيارياً كتنبيهات الضمان والملخص الدوري فيُضبط من إعداداته.
٢١. التعديل على هذه السياسة
يجوز تعديل هذه السياسة كلما اقتضت الحاجة، ويُنشر التعديل على هذه الصفحة مع تحديث رقم الإصدار وتاريخ النفاذ وسجل التعديلات. ويسري التعديل من تاريخ نفاذه. وإذا كان التعديل جوهرياً أُشعرت به قبل سريانه بوقت معقول. واستمرارك في استخدام المنصّة بعد النفاذ يُعدّ قبولاً للنسخة المحدَّثة، ولا يُعدّ استمرارك موافقةً على أي معالجة جديدة تستلزم موافقتك، فهذه تُطلب منك صراحةً قبل البدء بها.
٢٢. الشكاوى والنظام الواجب التطبيق
إذا كان لديك اعتراض على معالجة بياناتك، فراسلنا أولاً على البريد المبيّن في البند (٢) وسنسعى لمعالجته. وإن لم تُعالَج شكواك، فلك التقدّم بها إلى الجهة المختصة بحماية البيانات الشخصية في المملكة العربية السعودية.
وتخضع هذه السياسة لأنظمة المملكة العربية السعودية، وتختصّ الجهات القضائية المختصة فيها بالنظر في أي نزاع ينشأ عنها.
سجل التعديلات: الإصدار ٢٫٠ (٢٩ أكتوبر ٢٠٢٦): شمول تطبيق الأجهزة المحمولة وتسجيل الدخول عبر Apple؛ وبيان جهة التحكم؛ وتفصيل البيانات الإلزامية والاختيارية وبيانات المصروفات ورسائل البنك والبريد وتقارير أعطال التطبيق؛ واشتراط الموافقة الصريحة قبل القراءة الآلية؛ وتحديث مدد الاحتفاظ والجهات ومواقعها؛ وأحكام الرسائل التعريفية والعروض؛ وما يبقى بعد حذف الحساب من سجلات الطلبات والموافقات؛ وتسمية الجهات التي تُفصح لها البيانات.
Privacy Policy
Version 2.0 — Effective date: 29 October 2026 — MyBills platform, on its website and its mobile application.
Summary of our commitments: We collect only the minimum data needed to provide the service, and we do not sell, rent or use your personal data for advertising on behalf of others. You may at any time view, correct and obtain a copy of your data, and delete your account. This summary does not replace the detailed provisions of the policy below.
1. Introduction and Scope
This policy explains how your personal data is collected, processed, stored and protected when you use the MyBills platform through its website (mybillspro.com), its mobile application for iOS and Android, or any other interface belonging to it, in accordance with the Personal Data Protection Law issued by Royal Decree No. (M/19) and its Implementing Regulations, the E-Commerce Law issued by Royal Decree No. (M/126), and the other laws and regulations in force in the Kingdom of Saudi Arabia.
By using the platform or creating an account on it, you acknowledge that you have read this policy. Your data is processed on the legal bases set out in Section (5); your consent is requested only where it is required, and separately for each purpose.
This Policy continues to apply after your relationship with the platform ends, in respect of data previously collected and lawfully retained.
2. Data Controller and Contact Details
The data controller is the operator of the platform: Waleed Majed Alharbi, a freelance practitioner under Freelance Document No. (FL-798758316) issued by the Ministry of Human Resources and Social Development, whose address is: Hafr Al-Batin, short national address CMDD7431, Kingdom of Saudi Arabia. The operator personally bears responsibility for compliance with the Personal Data Protection Law. Enquiries, requests to exercise your rights and complaints should be sent to support@mybillspro.com, which is the official channel for receiving them.
3. Definitions
- Platform: the MyBills platform, on its website and its mobile application, and the interfaces and services belonging to them.
- Controller (referred to in this policy as “we”, or as the “Platform” depending on the context): the operator of the platform identified in Section (2), who determines the purpose and manner of processing your personal data.
- User (referred to as “you”): any natural or legal person who creates an account on the platform or uses it.
- Data subject: the individual to whom the personal data relates.
- Personal data: any data relating to an identified or identifiable natural person, directly or indirectly.
- Processing: any operation performed on personal data by any means, including collection, recording, storage, analysis, modification, disclosure, transfer and destruction.
- Disclosure: enabling any person — other than the controller or the processor, as the case may be — to obtain, use or view personal data by any means and for any purpose.
- Transfer: moving personal data from one place to another for processing.
- Processor (service provider): any party that processes personal data for and on behalf of the controller and in accordance with its instructions, including the service providers listed in Section (8).
- Automated-reading provider: the processor listed in Section (8)(a), to which — with your consent — invoice images and files and the text of emails likely to be invoices are sent, to extract their data automatically using artificial-intelligence technology.
- Explicit consent: your separate consent for a specific purpose, given by a clear affirmative action such as pressing the consent button, and recorded with its time, method and the version number of its text.
- Credit data: data relating to financing or a financial obligation of the data subject, such as the financing name, its remaining balance and its instalment amount.
- Main account: a user's account to which sub-accounts are linked; its owner is the controller of what is entered into it, as set out in Section (13).
- Sub-account: an employee or linked user account whose permissions are managed by the owner of the primary account.
- Support email: the email address stated in Section (2).
Words and expressions used in this policy and not defined in it have the meanings given to them in the Personal Data Protection Law and its Implementing Regulations.
4. Data We Collect and Its Sources
We collect the minimum data required to operate the service and do not request data we do not need. Data falls into the following categories:
(a) Account data: your email address; your password, stored in hashed form that cannot be recovered; and your name and mobile number if you add them. If you sign in with your Apple or Google account, we collect your account identifier with that provider and the email address linked to it — which may be a relay address that hides your real address if you choose this with Apple — and your name if the provider makes it available. The platform never receives your password with either provider.
Mandatory and optional data: the data required to create an account is your email address, and a password when you register by email. Everything else — such as your name, mobile number and the other optional features described in this section — is optional, and not providing it only means the related feature is unavailable.
(b) Invoices and documents: images of invoices, their PDF files and the documents you upload, share with the app from other apps or import, the data extracted from them (store name, date, amounts, VAT, category, warranty details and items), and any attachments, notes or tags you add.
(c) Optional business-tools data: what you enter yourself about cost centres and custody, the suppliers and stores directory, tax returns, electricity meters and their readings, folders and categories, and the details of the parties you deal with (name, mobile number and address). You are responsible for the lawfulness of collecting and entering other people's data.
(d) Email linking data (optional): when you enable email linking, your mailbox address and its app password are stored encrypted. The system automatically reads message headers and senders to sort them on the platform's servers, and only messages likely to be invoices are sent to the automated-reading provider described in Section (7). The system does not send messages from your mailbox, delete them or mark them as read. Refund amounts appearing in store messages are extracted to show them to you. The sender address and identifier of each processed message are kept for no more than four hundred days to avoid processing it twice, together with the list of senders you block yourself. When you unlink, the stored app password is deleted.
(e) Subscription and payment data: plan, duration, price, order status and date. The platform never receives or stores bank card data on its servers; all payments are processed exclusively by a licensed, independent payment gateway.
(f) Technical and security data: Internet Protocol (IP) address, device and browser type, sign-in times and active sessions, failed attempts, the IP address at registration through an invitation link, and your device's notification identifier if you allow notifications. You can view your account's activity log from within it. If someone registers through your invitation link, they see your name, and you see how many people registered through your link. This data is collected to protect your account, detect unlawful use and run the features you enable.
(g) Contact data: what you send us by email, WhatsApp or any other contact channel you choose — messages, enquiries, complaints and related attachments. What you send through those channels is also subject to their providers' policies.
(h) Expenses data (optional): the income, expenses, monthly commitments and goals you record yourself, with their amounts and descriptions, your payday, and the names and amounts you note under “Owed to me / I owe”. What you have recorded is analysed within your account only to show you suggestions, such as recurring subscriptions and your likely payday, and no suggestion is adopted without your approval.
Bank messages: the text of a bank message — when you paste it yourself, share it with the app or it is sent by the iPhone shortcut — is read automatically on the platform's servers, is not sent to any AI service provider, and its text is not stored. Only what is extracted from it is stored: the amount, the party or store, the transaction type and date, the last digits of your account numbers (to tell transfers between your own accounts apart from expenses), the sender's name and any bills due mentioned in it; together with the list of senders you add yourself or ask us not to record. The iPhone shortcut key itself is not stored, only its fingerprint, and you may revoke it at any time.
Instalments of “buy now, pay later” services and financing instalments are recorded as an expense on the day they are deducted, without storing any outstanding balance.
Financing tracker (optional, off by default): if you enable it with your explicit consent, the following is stored from financing-instalment deduction messages: the financing name, the remaining balance, the instalment amount and the date of the latest message. This data is credit data, so it is used only to show it to you and is not disclosed to anyone. A financing with no message for ninety days is deleted, and turning the tracker off deletes all of its data immediately.
A staff member cannot see your expenses unless you grant them explicit permission.
(i) Mobile application: the app keeps a copy of your data on your device in an encrypted database so it can work offline, stores the sign-in token in the operating system's secure storage, and excludes its data from the operating system's backups. It accesses the camera or photo library only through the system picker when you choose to take a photo or select a specific image. Fingerprint or face verification takes place on your device and its data never reaches the platform. The app contains no advertising or tracking tools.
When the app crashes, a technical crash report — describing the crash, the app's state and the device details at that moment, and a random installation identifier, without your name, email or account content — is sent to the notifications service provider described in Section (8), solely to fix crashes.
This data is collected directly from you at registration or during use, automatically from your device when connecting to the platform, or from the primary account owner if you are a sub-account user.
5. Legal Basis for Processing
Your data is processed only where a lawful basis exists, namely:
- Performance of the contract: creating and managing your account; storing, organising and analysing your invoices and data within your account; subscriptions; necessary account messages; and fixing faults in the service and the app.
- Your explicit consent, given separately for each: sending content to the automated-reading provider (Section 7), email linking, the financing tracker, and offers and discounts messages. You may withdraw any of them at any time from your account settings in the same way you gave it; processing based on it then stops, without affecting what took place before withdrawal.
- Your existing relationship with the platform: messages introducing what is new on the platform, with your right to stop them at any time.
- Legitimate interest: protecting the platform and its users from fraud and misuse.
- Legal obligation: what the law requires or the competent authorities request.
6. Purposes of Processing
Your data is processed exclusively for the following purposes:
- Creating and managing your account and verifying your identity at sign-in.
- Automatically extracting invoice data from the images you upload.
- Organising and categorising your invoices and warranties, and presenting analytics and reports to you.
- Preparing your value-added tax report for self-organisation purposes, as set out in Clause 14.
- Notifying you of expiring warranties and of alerts relating to your account and subscription.
- Processing your subscriptions and financial claims.
- Protecting your account and detecting unlawful access attempts.
- Responding to your enquiries and providing technical support.
- Improving the service and resolving faults.
- Showing suggestions derived from your data within your account.
- Sending messages about what is new and, if you agree, offers messages, and measuring email delivery, opens and link clicks to improve delivery.
We do not use your data for any advertising or third-party marketing purpose, and we do not sell, rent or trade it in any form.
7. Automated Reading of Invoices with Artificial Intelligence
The image or file of an invoice, and the text of an email likely to be an invoice, are not sent to a specialised artificial-intelligence service provider except after your explicit consent, which is requested before first use. The content is sent solely to extract its data, and we do not attach your account data to it; the invoice itself may carry personal data printed on it, so we advise you to review what you upload. We use a service from the provider whose terms state that submitted content is not used to train its models or improve its products, and that it is kept only for a limited period to prevent misuse. If those terms change in a way that affects this, we will stop sending as soon as we become aware of the change, or update this policy and ask for your consent again.
Automated extraction may not be fully accurate; reviewing the data remains your responsibility, and no decision with a legal or financial effect is taken about you based solely on automated processing. You may at any time enter your invoices manually without sending any image, and withdraw your consent from your account settings.
8. Parties to Whom Data Is Disclosed
The platform discloses your data only to the following parties, and only to the extent needed to provide the service:
- (a) Google LLC, through the Gemini API service, for extracting invoice data, with your consent; its servers are outside the Kingdom.
- (b) Contabo GmbH, for hosting the platform's servers, currently located in the French Republic.
- (c) Backblaze, Inc., for cloud storage of invoice images and encrypted backups, in the Kingdom of the Netherlands.
- (d) Moyasar Financial Company, a payment gateway licensed by the Saudi Central Bank inside the Kingdom of Saudi Arabia, where your card details are entered directly and never reach the platform's servers.
- (e) Brevo SAS, for sending email, in the French Republic; and the Gmail service of Google LLC as a backup provider, whose servers are outside the Kingdom.
- (f) Google LLC, through the Firebase service, for mobile notifications and app crash reports; its servers are outside the Kingdom.
- (g) Apple and Google, when you sign in with your account with them or purchase through their stores.
- (h) Cloudflare, Inc., for receiving and forwarding messages sent to the support email address; its servers are outside the Kingdom.
- (i) Competent authorities, upon a lawful or judicial request.
The platform deals only with providers committed to protecting data under contractual terms that offer no less protection than this policy, and the platform remains responsible for protecting your data with them.
9. Cross-Border Data Transfers
Your data is processed and stored outside the Kingdom as follows: your account data and your other data on the platform's servers, currently located in the French Republic; invoice images and files and encrypted backups with a cloud storage provider in the Kingdom of the Netherlands; what you agree to send for automated reading with a provider outside the Kingdom; your email address and the content of messages sent to you with the two email providers, your device's notification identifier and app crash reports with the notifications provider, and what you send to the support email address with the email-receiving provider, all described in Section (8). This transfer is made to fulfil the platform's obligation to provide the service under a contract to which you are a party, limited to the minimum data required, and in accordance with the Personal Data Protection Law and the Regulation on Personal Data Transfer outside the Kingdom. Data is not transferred to any country other than those stated here before this policy is updated.
10. Retention Periods
We do not retain your data for longer than the nature of the service requires or the law obliges, as follows:
- Account data, invoices, images and subscriptions: for as long as your account exists, and deleted when you delete them or your account.
- Items in the trash: fourteen days, after which they are deleted from your account and cannot be recovered, with a notice three days beforehand; after that, the backup provisions below apply.
- Deleted images at the storage provider: no more than thirty-one days.
- Export files you request: seven days, after which they remain at the storage provider for no more than thirty-one days.
- Security event log: fourteen days. System error log: thirty days.
- Session records: sixty days from creation. Read notifications: sixty days.
- Verification codes: expire within no more than fifteen minutes. Failed sign-in attempt records: thirty days from the last attempt.
- Record of processed email messages: four hundred days. Outgoing email delivery events: ninety days.
- Financing tracker data: ninety days from the latest message, or immediately when it is turned off.
- The IP address recorded at registration through an invitation link: erased within no more than ninety days.
- App crash reports at the notifications provider: ninety days.
- Technical server logs: fourteen days for the request log and ninety days for the system log.
- Backups: encrypted and protected from deletion; the daily backup is deleted automatically after thirty-five days, so deleted data may remain within them for no more than forty days, and they are used only to restore the service after a failure.
- Records of your completed orders: when you delete your account, they are stripped of everything that identifies you (order number, amount, tax, date and plan) and kept in that stripped form for accounting purposes.
- Records of your consents and their withdrawal: kept after you delete your account for three years in a separate record, without your email address in readable form, used only to respond to a complaint or claim, and then stripped of everything that identifies you.
11. Your Rights as a Data Subject
The Personal Data Protection Law grants you the following rights, and the platform undertakes to enable you to exercise them:
- Right to be informed: to know the lawful basis for collecting your data and the purpose of doing so — as set out in this Policy.
- Right of access and to obtain a copy: you can download a copy of your data and invoice images directly from within your account at any time; PIN-locked invoices are included after the PIN is entered.
- Right to rectification: to correct any inaccurate, incomplete or outdated data; most of your data is editable directly from your account.
- Right to destruction: to request deletion of your data once it is no longer needed; you can delete your account and all your data yourself from the website or the app.
- Right to withdraw consent: in respect of processing based on your consent.
- Right to object: to processing you consider to affect your rights.
- Right to complain: to the platform first, and then to the competent personal data protection authority in the Kingdom if your complaint is not resolved.
To exercise any of these rights, write to us at the email address in Section (2). We will fulfil the request within no more than thirty days of receiving it in complete form, after verifying the requester's identity. This period may be extended once by no more than thirty additional days where fulfilment requires unexpected or unusual extra effort or where you have made multiple requests, after notifying you in advance of the extension and the reasons for it.
Some requests may not be capable of being fulfilled in whole or in part where retention is legally required or necessary to establish or defend a legal claim; in such cases we will explain the reason.
12. Account Deletion and Its Effects
You can delete your account yourself, directly, from the website or the app after confirming the request with a code sent to your email, or by following the instructions published at mybillspro.com/delete-account. Deletion covers your invoices with their attachments and images, your folders and categories, your linked mailboxes and their encrypted passwords, and your account itself.
Please note that deletion is final and cannot be undone, and that any of your data downloaded or shared before deletion remains outside our control. Backups remain as set out in Section (10). An entry proving that the deletion request was carried out, including your email address and IP address, is kept in the security event log for fourteen days. Records of your orders and consents are kept as set out in Section (10). Deletion does not extend to records kept by service providers in their own systems, such as payment transaction records at the payment gateway, message-sending records at the email provider, and what the automated-reading provider keeps for a limited period under Section (7). The app password you created with your email provider remains in your account with that provider, and you can revoke it from its settings. Deleting your account does not cancel a subscription purchased through the Apple or Google store; you must cancel it from your account settings in the store.
13. Sub-Accounts (Employees)
If you create sub-accounts for employees or others, you acknowledge that you are responsible for the lawfulness of collecting their data and for informing them that their activity within the account is visible to you, and that invoices they upload are stored in your account rather than theirs.
The owner of the main account is the controller of the invoices and data that staff members enter into their account; these remain in that account after the staff members are unlinked, and the owner can see who entered each invoice and how much of their limits each staff member has used. The staff member's own account data remains under their control, and they may unlink at any time, then delete their account, and exercise their rights set out in Section (11).
14. Nature of Tax and Financial Reports
The reports the platform produces — including the value-added tax report and analytical reports — are a self-organisation tool to help you arrange your own data, and are not an official return nor tax, accounting or financial advice.
The platform is not connected to any government authority and does not submit anything on your behalf, nor does it exchange your data with any official body except upon a lawful request as described in Clause 8.
The accuracy of what you submit to competent authorities, and responsibility for it, rest with you alone; you are advised to consult a specialist before relying on any figure.
15. Data Security
We apply technical and organisational measures to protect your data, most notably: full encryption of the connection to the platform; storing passwords in hashed form that cannot be recovered; encrypting the passwords of linked mailboxes; encrypting invoice images at the storage provider and the backups; two-step verification when signing in with a password; restricting access permissions on a need basis; alerting you by email when you sign in from a new network address; encrypting your data stored on your mobile device; preventing screenshots of locked invoices where the operating system allows it; and regular backups.
Nevertheless, no method of electronic transmission or storage is absolutely secure, and data security cannot be guaranteed absolutely. We exercise reasonable care and do not bear responsibility for harm arising from a cause beyond our control or from your failure to safeguard your sign-in credentials.
16. Breach Notification
If an incident affects the confidentiality or integrity of your personal data, we will take the necessary steps to contain it immediately, notify the competent authority within no more than seventy-two hours of becoming aware of the incident, and notify you in clear language of what happened, its risks and the measures taken, where the incident may harm your data or conflict with your rights and interests.
17. Cookies and Local Storage
The platform uses local storage technologies in your browser for purely operational purposes: keeping you signed in, saving your preferences such as language and dark mode, and enabling work during temporary loss of connection. These technologies are not used for advertising tracking or to build interest profiles, and are not shared with advertisers. The website does not connect to any external analytics or advertising service, and loads its fonts from the platform's own servers.
You may delete this data at any time from your browser settings, noting that doing so may require signing in again and may lose saved preferences.
18. Eligibility and Minors' Data
The service is directed at persons aged eighteen and above who have legal capacity to contract. We do not knowingly collect data from anyone below that age. Where we become aware otherwise, the account and its data are deleted. A guardian may contact us to request deletion.
19. External Links and Services
The platform may contain links to sites or services we do not operate. We bear no responsibility for their privacy practices or content, and you are advised to review each party's policy separately.
20. Introductory Messages and Offers
The platform sends its subscribers messages introducing what is new, and you may stop them at any time. It does not send you offers and discounts messages without your prior consent. Each has its own option in your account settings and an unsubscribe link in every message, and unsubscribing takes effect immediately and free of charge. The sender is clearly identified in every message. Messages that operate your account, such as verification codes and security and subscription alerts, are sent to you as a necessary part of the service, and the optional ones, such as warranty alerts and the periodic summary, are set in their own settings.
21. Changes to This Policy
This policy may be amended whenever needed; amendments are published on this page with an updated version number, effective date and change log, and take effect from their effective date. If an amendment is material, you will be notified a reasonable time before it takes effect. Continuing to use the platform after the effective date constitutes acceptance of the updated version, but does not constitute consent to any new processing that requires your consent, which will be requested from you explicitly before it begins.
22. Complaints and Governing Law
If you object to the processing of your data, please contact us first at the email address in Clause 2 and we will seek to resolve the matter. If your complaint is not resolved, you may submit it to the competent personal data protection authority in the Kingdom of Saudi Arabia.
This Policy is governed by the laws of the Kingdom of Saudi Arabia, and the competent judicial authorities in the Kingdom shall have jurisdiction over any dispute arising from it.
Change log: Version 2.0 (29 October 2026): coverage of the mobile application and Sign in with Apple; identification of the controller; details of mandatory and optional data, expenses data, bank messages, email and app crash reports; explicit consent before automated reading; updated retention periods, recipients and their locations; provisions on introductory and offers messages; what remains after account deletion from order and consent records; and naming the parties to whom data is disclosed.
